Sprawozdania finansowe w formie elektronicznej – zmiany w ustawie o KRS od 2018 r.

W dniu 21 lutego 2018 r. w Dzienniku Ustaw została ogłoszona ustawa z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r. poz. 398), która wprowadza wiele istotnych zmian w zakresie postępowania rejestrowego. Jedna z najważniejszych zmian dotyczy zasad składania sprawozdań finansowych spółek do Krajowego Rejestru Sądowego („KRS”).

Od 15 marca 2018 r. dokumenty finansowe za rok 2017 należy składać w KRS wyłącznie w formie elektronicznej. Natomiast za rok 2018 w postaci elektronicznej w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego („JPK”). 

NOWE ZASADY SKŁADANIA SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH OD 2018 R.

Zgodnie z nowo dodanym art. 19e ust. 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym („Ustawa o KRS”) Złożenie dokumentów, o których mowa w art. 69 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości.

Oznacza to, iż spółki i inne zobowiązane podmioty mają obowiązek złożyć roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania (jeśli podlegało ono badaniu), odpis uchwały  bądź postanowienia organu zatwierdzającego sprawozdanie i o podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku określonych jednostek (o których mowa w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości) także sprawozdanie z działalności, poprzez specjalny system teleinformatyczny.

Ministerstwo Sprawiedliwości udostępniło na stronie https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/ system teleinformatyczny, za pośrednictwem którego spółki mogą bezpłatnie przesłać skany dokumentów finansowych do RDF. Oczywiście podmioty mogą skorzystać z dotychczasowego systemu elektronicznego przesyłania sprawozdań, z tymże jest on płatny.

Zgłoszenie wyżej wskazanych dokumentów opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna uprawniona do reprezentacji spółki, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator.

Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna, zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem.

Dodatkowo, do zgłoszenia dołącza się oświadczenie, że dołączone do zgłoszenia dokumenty spełniają wymogi określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości („Ustawa o rachunkowości”).

REPOZYTORIUM DOKUMENTÓW FINANSOWYCH

Od 1 października 2018 r. wszystkie podmioty wpisane do KRS nie będą już zobligowane do przesyłania dokumentów finansowych do urzędu skarbowego.

Zgodnie z art. 9a Ustawy o KRS dla każdego podmiotu obowiązanego do składania dokumentów finansowych do rejestru będzie prowadzone w systemie teleinformatycznym repozytorium dokumentów finansowych. Po zamieszczeniu w repozytorium dokumentów finansowych sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania będą one przesyłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Ponadto, każdy będzie miał prawo do przeglądania repozytorium dokumentów finansowych za pośrednictwem ogólnodostępnych sieci teleinformatycznych udostępnionych bezpłatnie przez Centralną Informację.

OŚWIADCZENIE O BRAKU OBOWIĄZKU SPORZĄDZANIA I ZŁOŻENIA ROCZNEGO SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 70a Ustawy o rachunkowości, zmienionym w ramach nowelizacji, kierownik jednostki będącej spółką jawną osób fizycznych lub spółką partnerską, której przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej niż równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro i która nie stosuje zasad rachunkowości określonych ustawą na podstawie art. 2 ust. 2, składa we właściwym rejestrze sądowym w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego.

Zgodnie z dodanym Ustawy o KRS art.19e ust. 8, oświadczenie, o którym mowa powyżej należy opatrzeć kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem ePUAP.

OD KIEDY ZMIANY – OKRES PRZEJŚCIOWY

W okresie przejściowym tj. od 15 marca 2018 r. do  30 września 2018 r. dopuszczono możliwość składania dokumentów finansowych w postaci elektronicznych kopii dokumentów, o których mowa w art. 69 ust. 1, 1b, 1f, 1g, 3 i 4 Ustawy o rachunkowości, sporządzonych pierwotnie w formie pisemnej.

Kopia dokumentów opatrzona musi być kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL ujawniony jest w KRS, wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna, zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem.

W tym okresie nie obowiązują jeszcze przepisy zobowiązujące podmioty do sporządzania sprawozdań finansowych i innych dokumentów wyłącznie w postaci elektronicznej w formie pliku JPK, które wchodzą od 1 października 2018 r., stąd przewidziano możliwość składania tych dokumentów w formie potwierdzonych przez kierownika jednostki skanów dokumentów papierowych.

Podsumowując, w okresie od 15 marca 2018 r. do 30 września 2018 r. należy sporządzić tradycyjne sprawozdanie finansowe, podpisać je i zeskanować, a następnie podpisać tę kopię w sposób opisany powyżej i zgłosić do repozytorium dokumentów finansowych (RDF).

Co ważne, dokumenty finansowe za rok 2017 r., należy przesłać w wersji elektronicznej do KRS w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania, natomiast w wersji papierowej do urzędu skarbowego w ciągu 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania.

W przypadku dokumentów finansowych za rok 2018 mogą być one przekazywane tylko w postaci elektronicznej – w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK), którego dokładną strukturę określi Minister Finansów. Następnie, po zamieszczeniu sprawozdań w repozytorium dokumentów finansowych KRS przekaże je do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Oznacza to, że w przypadku sprawozdań finansowych za rok 2018 spółki i inne podmioty wpisane do KRS nie będą już musiały przesyłać raportów do urzędów skarbowych.

Kancelaria Radców Prawnych Stopczyk & Wspólnicy Sp. k.

Kancelaria zastrzega, że niniejszy artykuł zawiera jedynie ogólny zarys poruszonych w nim zagadnień. Artykuł nie stanowi porady prawnej, opinii prawnej, ani też analizy konkretnego stanu faktycznego. W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości z Państwa strony, serdecznie zachęcamy do kontaktu z naszą Kancelarią.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie będzie publikowany. Zaznaczone pola są obowiązkowe *

*