Jakie dane rejestrowe przedsiębiorca jest zobowiązany ujawnić w pismach firmowych?

Prowadzenie działalności gospodarczej polega w głównej mierze na nawiązywaniu kontaktów i prowadzeniu współpracy z wieloma podmiotami – m.in. kontrahentami, klientami i urzędami.

DSC_2658Zgodnie z obowiązującymi przepisami, przedsiębiorcy zobowiązani są do ujawniania określonych informacji o swojej firmie we wszelkich pismach, zamówieniach handlowych i innej korespondencji. Zazwyczaj następuje to poprzez umieszczenie wymaganych informacji w nagłówku pisma, na pieczątce czy w stopce e-mail. Czasem używany jest także papier firmowy, na którym znajdują się wszelkie wymagane informacje o przedsiębiorcy.

Za wprowadzeniem tego wymogu przemawia przede wszystkim wzgląd na bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i ochronę przed wprowadzeniem w błąd potencjalnych konsumentów lub kontrahentów.

Poniżej przedstawiamy Państwu zakres informacji jakie przedsiębiorca zobowiązany jest umieścić w oficjalnej korespondencji w zależności od formy prowadzenia działalności gospodarczej.

Podmioty prowadzące działalność gospodarczą (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej i Krajowy Rejestr Sądowy)

Zgodnie z art. 21 ustawy z dnia 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej, jeżeli przedsiębiorca oferuje towary lub usługi w sprzedaży bezpośredniej lub sprzedaży na odległość za pośrednictwem środków masowego przekazu, sieci teleinformatycznych lub druków bezadresowych, jest on obowiązany do podania w ofercie co najmniej następujących danych:

  • firmy przedsiębiorcy; tj. nazwę firmy lub nazwę przedsiębiorcy ze wskazaniem formy prawnej, a w przypadku osoby fizycznej – imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz nazwę, pod którą wykonuje działalność gospodarczą;
  • numeru identyfikacji podatkowej (NIP);
  • siedziby i adresu przedsiębiorcy.

Podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego

Zgodnie z art. 34 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym (dalej: „ustawa o KRS”), każdy podmiot wpisany do KRS jest obowiązany do umieszczania w oświadczeniach pisemnych skierowanych do oznaczonych osób i organów, następujących danych:

  • firmę lub nazwę;
  • oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności;
  • siedzibę i adres;
  • NIP;
  • oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe podmiotu oraz numer podmiotu w Rejestrze.

Obowiązek ten nie dotyczy jednak tzw. oświadczeń woli lub wiedzy skierowanych do osób pozostających ze spółką w stałych stosunkach umownych, czyli np. wszelkich ofert handlowych, oświadczeń, komunikatów pochodzących od spółki, itp. Pozostawanie w stałych stosunkach umownych (gospodarczych) jest zwrotem bliżej niedookreślonym, jednak może być ono tłumaczone jako synonim tzw. stałego klienta.

Dodatkowo, zgodnie z art. 206 ustawy z dnia 15 września 2000 roku – Kodeks spółek handlowych (dalej: ”k.s.h.”), przedsiębiorcy działający w formie spółek mają obowiązek we wszelkich pismach i zamówieniach handlowych a także na stronach internetowych umieszczać następujące informacje:

  • firmę spółki, jej siedzibę i adres;
  • oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru;
  • numer identyfikacji podatkowej (NIP);
  • wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione.

W przypadku spółki akcyjnej również wprowadzono analogiczny obowiązek. Zgodnie z art. 374 § 1 k.s.h., pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki powinny zawierać:

  • firmę spółki, jej siedzibę i adres;
  • oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru;
  • numer identyfikacji podatkowej (NIP);
  • wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego.

Zakres obowiązku informacyjnego wynikającego z ustawy o KRS oraz przepisów k.s.h.

Jeżeli chodzi o zakres informacji, które przedsiębiorca jest zobowiązany umieszczać w oficjalnej korespondencji,  obowiązek ten nieco inaczej określony w art. 34 ustawy o KRS oraz art. 206 i 374 k.s.h. W ustawie o KRS mowa bowiem o oświadczeniach pisemnych, w zakresie działalności podmiotu, skierowanych do oznaczonych osób i organów, natomiast w KSH – o pismach i zamówieniach handlowych (składanych nie tylko pisemnie lecz również w formie elektronicznej, oraz informacjach zamieszczanych przez spółki na ich stronach internetowych – przyp. red.); różnica jest, jak się wydaje, ma charakter porządkowy. Ponadto, w pismach i zamówieniach handlowych spółki akcyjnej i komandytowo-akcyjnej wymagane jest zamieszczenie informacji o wysokości kapitału zakładowego oraz kapitału wpłaconego, a także – w odniesieniu do spółki z o.o., której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy – do czasu pokrycia kapitału zakładowego, informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione (tak: dr.hab. M. Tarska w Komentarz do art. 1–60 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym Fragment pozycji: Kodeks spółek handlowych. Tom V. Pozakodeksowe prawo handlowe. Komentarz).

Sankcje za niedopełnienie obowiązku informacyjnego

Należy wskazać, iż samo niewykonanie obowiązku wynikającego z ww. przepisów (art. 206 § 1 k.s.h., art. 374 § 1 k.s.h., art. 34 ust. 1 ustawy o KRS) nie wywołuje skutku nieważności takiego oświadczenia woli w trybie art. 58 ustawy z dnia 23 kwietnia 1963 r. – Kodeks cywilny, gdyż przepisy te mają jedynie charakter redakcyjny. Ustawodawca wprowadził jednak sankcje za niedopełnienie obowiązku informacyjnego (art. 34 ust. 3 ustawy o KRS, art. 595 k.s.h.) poprzez możliwość nałożenia grzywny przez sąd rejestrowy (KRS) do kwoty 5.000 zł.

Na wymiar grzywny może mieć wpływ stopień naruszenia obowiązku oznaczania pism przez podmiot rejestrowy oraz częstotliwość dokonanych naruszeń. Jednakże przepisy szczególne mogą przewidywać surowszą sankcję za niedopełnienie tego obowiązku. Przykładowo, zgodnie z art. 595 k.s.h., wysokość grzywny nałożonej na spółki z o.o., akcyjne czy komandytowo-akcyjne może wynieść w takim przypadku maksymalnie 5000 zł. (tak: Ł. Zamojski w Ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym. Komentarz).

Kancelaria Radców Prawnych Stopczyk & Wspólnicy Sp. k.

Kancelaria zastrzega, że niniejszy artykuł zawiera jedynie ogólny zarys poruszonych w nim zagadnień. Artykuł nie stanowi porady prawnej, opinii prawnej, ani też analizy konkretnego stanu faktycznego. W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości z Państwa strony, serdecznie zachęcamy do kontaktu z naszą Kancelarią.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie będzie publikowany. Zaznaczone pola są obowiązkowe *

*