ABC zawierania umów

Przedsiębiorcy, niezależnie od branży w której działają, prowadząc działalność gospodarczą, zawierają różnego rodzaju umowy – są to zarówno umowy z klientami, jak i umowy z dostawcami surowców, dostawcami mediów i usług, umowy najmu, leasingu i wiele innych. Poniżej chcielibyśmy omówić kilka kwestii związanych z zawarciem umowy. W praktyce bowiem sprawiają problem i mogą wymagać pomocy prawnej.

Sposób zawarcia

Podstawowe sposoby zawierania umów, określone w Kodeksie Cywilnym, to:

  • złożenie oferty i jej przyjęcie;
  • aukcja lub przetarg;
  • negocjacje

backgroundZłożenie oferty i jej przyjęcie

Oferta i jej przyjęcie to najbardziej klasyczny sposób zawarcia umowy, często stosowany w praktyce. Oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy (art. 66 Kodeksu cywilnego). Oznacza to, że w ofercie powinniśmy wskazać niezbędne elementy treści samej umowy, którą chcemy zawrzeć (np. cenę, przedmiot umowy).

W chwili gdy oblat (osoba, do której kierujemy ofertę) złoży oświadczenie o przyjęciu oferty, dochodzi do zawarcia umowy.

Jeżeli oferent nie oznaczył w ofercie terminu, w ciągu którego oczekiwać będzie odpowiedzi, oferta złożona w obecności drugiej strony albo za pomocą środka bezpośredniego porozumiewania się na odległość przestaje wiązać, gdy nie zostanie przyjęta niezwłocznie. Oferta złożona w inny sposób przestaje wiązać z upływem czasu, w którym składający ofertę mógł w zwykłym toku czynności otrzymać odpowiedź wysłaną bez nieuzasadnionego opóźnienia.

W stosunkach między przedsiębiorcami oferta może być odwołana przed zawarciem umowy, jeżeli oświadczenie o odwołaniu zostało złożone drugiej stronie przed wysłaniem przez nią oświadczenia o przyjęciu oferty. Jednakże oferty nie można odwołać, jeżeli wynika to z jej treści lub określono w niej termin przyjęcia.

Warto pamiętać, że jeżeli przedsiębiorca otrzymał od osoby, z którą pozostaje w stałych stosunkach gospodarczych, ofertę zawarcia umowy w ramach swej działalności, brak niezwłocznej odpowiedzi poczytuje się za przyjęcie oferty (tzw. milczące przyjęcie oferty).

Przyjęcie oferty dokonane z zastrzeżeniem zmiany lub uzupełnienia jej treści poczytuje się za nową ofertę (kontrofertę). W stosunkach między przedsiębiorcami odpowiedź na ofertę z zastrzeżeniem zmian lub uzupełnień niezmieniających istotnie treści oferty poczytuje się za jej przyjęcie. W takim wypadku strony wiąże umowa o treści określonej w ofercie, z uwzględnieniem zastrzeżeń zawartych w odpowiedzi na nią.

Powyżej wskazanej zasady nie stosuje się jednak w przypadku gdy:

  • w treści oferty wskazano, że może ona być przyjęta jedynie bez zastrzeżeń,
  • albo gdy oferent niezwłocznie sprzeciwił się włączeniu zastrzeżeń do umowy,
  • albo gdy druga strona w odpowiedzi na ofertę uzależniła jej przyjęcie od zgody oferenta na włączenie zastrzeżeń do umowy, a zgody tej niezwłocznie nie otrzymała.

Co ważne, ogłoszenia, reklamy, cenniki i inne informacje, skierowane do ogółu lub do poszczególnych osób, poczytuje się w razie wątpliwości nie za ofertę, lecz za zaproszenie do zawarcia umowy.

Negocjacje

Umowa może być zawarta także w ten sposób, że strony prowadzą negocjacje w celu jej zawarcia, a umowa zostaje zawarta, gdy strony dojdą do porozumienia co do wszystkich jej postanowień, które były przedmiotem negocjacji.

Kodeks cywilny określa zasady obowiązujące przy prowadzeniu negocjacji. Pamiętajmy, że negocjacje należy prowadzić:

  • z poszanowaniem dobrych obyczajów – strona, która rozpoczęła lub prowadziła negocjacje z naruszeniem dobrych obyczajów, w szczególności bez zamiaru zawarcia umowy, jest obowiązana do naprawienia szkody, jaką druga strona poniosła przez to, że liczyła na zawarcie umowy;
  • zachowując poufność co do informacji otrzymanych w toku negocjacji – jeżeli w toku negocjacji strona udostępniła informacje z zastrzeżeniem poufności, druga strona jest obowiązana do nieujawniania i nieprzekazywania ich innym osobom oraz do niewykorzystywania tych informacji dla własnych celów, chyba że strony uzgodniły inaczej.

Pamiętaj o zachowaniu odpowiedniej formy

Aby zawrzeć umowę, strony muszą złożyć zgodne oświadczenia woli. Co do zasady, oświadczeniem woli jest każde zachowanie się osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (art. 60 Kodeksu Cywilnego).

Niekiedy jednak przepisy prawa wymagają, aby oświadczenia woli stron zawierających umowę przybrały konkretną formę (szczególną). Kodeks cywilny przewiduje następujące formy szczególne: (i) forma pisemna, (ii) forma pisemna z datą pewną, (iii) forma z podpisami notarialnie poświadczonymi, (iv) forma aktu notarialnego.

Na przykład, zgodnie z art. 158 Kodeksu Cywilnego, umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości powinna być zawarta w formie aktu notarialnego. Nie tylko przepisy mogą narzucać formę zawarcia umowy. Także same strony mogą zastrzec w umowie, że określona czynność prawna między nimi powinna być dokonana w szczególnej formie. Wówczas czynność ta dochodzi do skutku tylko przy zachowaniu tej zastrzeżonej formy. Jednakże, gdy strony zastrzegły dokonanie czynności w formie pisemnej, nie określając skutków niezachowania tej formy, poczytuje się w razie wątpliwości, że była ona zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych.

Uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia.

Jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie powinno być stwierdzone pismem.

Jeżeli umowa została zawarta w innej formie szczególnej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia; natomiast odstąpienie od umowy albo jej wypowiedzenie powinno być stwierdzone pismem.

Dlaczego zachowanie wymaganej przez prawo formy jest takie ważne? Bo w pewnych sytuacjach może się okazać, że zawarta przez nas umowa czy też złożone oświadczenie o wypowiedzeniu umowy, nie będzie w ogóle skuteczne, gdyż nie dochowaliśmy odpowiedniej formy.

Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, czynność dokonana bez zachowania tej zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności (tzn. przepis wprost mówi, że dana czynność wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności). Jeżeli jednak ustawa zastrzega dla czynności prawnej inną formę szczególną, czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna (chyba, że zachowanie formy szczególnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej, co także powinno wówczas wynikać wprost z przepisu).

Reprezentacja stron przy zawarciu umowy

Z praktycznego punktu widzenia, niezwykle istotną kwestią jest właściwa reprezentacja strony przy zawieraniu umowy. Chodzi o to, aby osoba podpisująca umowę była prawidłowo umocowana (upoważniona) do jej zawarcia. Należy tu pamiętać o kilku zasadach:

  • W przypadku zawierania umowy przez przedsiębiorcę będącego osobą fizyczną, trzeba pamiętać o tym, że na pewne czynności wymienione w przepisach Kodeksu Rodzinnego i Opiekuńczego (np. na zbycie nieruchomości, zbycie przedsiębiorstwa – art. 37 KRO), potrzebna jest zgoda współmałżonka;
  • W przypadku zawierania umowy przez podmiot wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego w jego imieniu muszą działać osoby upoważnione do reprezentacji, zgodnie ze sposobem reprezentacji ujawnionym w KRS (jeżeli np. w umowie spółki i w KRS wskazano, że oświadczenia w imieniu spółki może składać dwóch członków zarządu działających łącznie, to również w ten sposób powinny być podpisywane umowy). Dlatego sprawdzajmy za każdym razem odpis z KRS naszego kontrahenta (można go bezpłatnie ściągnąć ze strony ms.gov.pl).

Umowę można zawrzeć również przez pełnomocnika. Należy wówczas pamiętać o tym, że pełnomocnictwo powinno być prawidłowo udzielone, tj. zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi powyżej. Dodatkowo, jeżeli czynność prawna (umowa) wymaga formy szczególnej, to pełnomocnictwo do jej zawarcia również musi być udzielone w tej formie szczególnej (np. umowa sprzedaży nieruchomości wymaga formy aktu notarialnego, a zatem pełnomocnictwo do zawarcia takiej umowy także wymaga formy aktu notarialnego).

Istotnym jest, że pełnomocnik nie może być drugą stroną czynności prawnej, której dokonuje w imieniu mocodawcy, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa albo że ze względu na treść czynności prawnej wyłączona jest możliwość naruszenia interesów mocodawcy (art. 108 Kodeksu Cywilnego).

Paulina Żabińska – adwokat w Kancelarii Radców Prawnych Stopczyk & Wspólnicy

Kancelaria zastrzega, że niniejszy artykuł zawiera jedynie ogólny zarys poruszonych w nim zagadnień. Artykuł nie stanowi porady prawnej, opinii prawnej, ani też analizy konkretnego stanu faktycznego. W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości z Państwa strony, serdecznie zachęcamy do kontaktu z naszą Kancelarią.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie będzie publikowany. Zaznaczone pola są obowiązkowe *

*